第一、要考虑场地的费用
会议公司在进行策划时，首先要考虑场地的租赁。租赁会议室或者会场都会产生场地租赁费用。场地租赁费用中，有时候不包括一些特殊的设备，比如音响设备往往需要单独租赁。在考虑场地费用的时候，要注意哪些东西要单独租赁，哪些东西包含在场地租赁里面。另外，某些时候也要考虑场地布置得费用，当然，这种情况比较特殊。如果某些会议在室外举行，往往要考虑试听设备的费用，有时候还要计划上演员以及工作人员的费用。
第二、考虑到交通费用
会议公司在进行策划开展时，要考虑参加会议人员到会议所在地的交通费用(往返)、在进行会议期间所产生的会务费用(进行会议期间所产生的交通费用)、其他临时产生的交通费用。
第三、考虑参加就餐的费用
这一部分包括参加会议人员以及工作人员的就餐费用，包括餐费以及酒水服务费用。要注意的一点是，如果参会人员住在酒店，一般早餐是酒店赠送的。还要考虑到在会议开展过程中的各项资料的制作费用，包括印刷、复印或者制作等的费用。
第四、会议的各项杂费
比如临时产生的运输、纪念品、或者临时用车等费用，这部分预算比较杂，因由也可能多种多样。大致上来说，一个会议公司在进行会议预算时，可以参考上面几个方面。
