第一、要明确的一点就是都有谁要来参加这个会议，也就是会议的成员都是谁，明确这一点很重要，因为我们要联系好需要参会的成员，准备工作策划好之后要与其取得联系，才能确定其是否能按时参加会议等后续工作，这都是会议公司应该事先联系好的。
第二、要明确会议的主题是什么，具体是什么类型的会议，跟参会成员取得联系的时候总要告诉人家希望人家参与的是一个什么样的会议才行。还要告诉人家具体会议是在什么时间，什么地点开，以及会议的具体天数和相关的周边安排，也就是说，如果会议公司安排这个会议是在外地举行的话，会议公司是需要帮助参会人员安排住宿以及吃饭等一系列相关问题的。
第三、要明确开这个会议的目地是什么，也就是为什么要召开这个会议，是要总结问题，还是要进行学术文化交流，或者是有什么其他的要求，
第四、具体的会议筹备工作了。别小看这一步，非常的重要，具体的工作量也非常的大，要联系参会人员，租用合适的会场，购买会场材料，布置会场，准备会议资料，制作会议人员标志牌，联系其他的资源以及其他的事宜等一系列的工作，工作量还是很大的呢。
