一、会议公司与会议主办方之间的商谈
1、会议公司需要派人到要求办会议的一方进行商谈。
2、会议公司代表需要向主办方提供自己公司有关会议接待的方案以及这种方案的报价。
3、在商谈好方案之后需要邀请主办方考察所选的地址并与主办方商谈并确定好会议的实施方案。
4、与主办方签订接待的标准合同以及请主办方签订会议举行的定金。
二、会议公司后期准备工作
当会议公司与主办方签订了一系列事宜之后，会议公司需要在会议举办之前与举办方协商制定参与会议的工作人员的有关服务标准和有关会议接待的手册。除此之外还需要准备会议所需要的资料，这些资料主要包括邀请的新闻媒体和相关的领导、接待的资料、与会议相匹配的会议服务以及相关的公关礼仪、通讯与文秘服务。对于会议公司来说，举办一场会议并不是简单的事情，在会议举办之前的许多小事情都是不能够忽略的。在会议公司做前期准备时，他需要考虑到在会议中可能会出现的各种意外，尽量做到完美。而且会议公司在前期的准备中还需要与主办方进行洽谈，达到双方同意才可进行。
