首先确认会议议程
在准备组织连续好几天的会议之前，首先最重要需要确定的就是会议的议程都有哪些，这样才能根据会议议程的需要安排会议组织的时间以及需要参会人员需要参加的天数，而且也只有在确定了会议议程之后才能确定参加会议的人员以及数量，并且得知需要预定多大的会议场合，才能进行下一步的会议操作。
会议人员的确定
在确定了会议议程之后，进下来就是联系需要参加会议的人员，会议公司建议给每个预计参加会议的会议人员打电话进行初步确认，在得到确定参加会议的答复之后，进行记录，这样就能够知道哪些人员是确定参加会议的，而哪些人员是需要考虑的，对于不确定的与会人员，后续还需要再次的确认。
预订会议场合
对于连续几天的会议，需要提前预订会议场合，并且明确告知会议需要使用会议室的天数，这样对于酒店来讲，也比较好进行协调，再根据初步确认的参加会议人员的数量让酒店准备会议摆桌，确保会议的效果。对所有已经确定会参加会议的人员，在会议召开的前几天就应该将与会议有关的资料发送到每一个参会人员手中，会议公司会在会议开始前再次与参会人员进行确认，并且告知相关的事项。
