听领导安排
对于每个月的会议安排，首先先听领导安排，听清楚领导说的哪些会议是需要在组织的，需要在什么时间进行，需要通知哪些人参加会议，对于这些进行记录，并且根据领导的要求，提前准备好相关的会议室以及通知与之相关的工作人员参加会议。
会议主题
虽然每个月有大大小小几十场会议，但是对于组织会议的人员，要搞清楚，每个会议的主题，这样在组织会议时，能够提前得知相关的信息，提前准备好相关的会议资料，并且提前通知到参加会议的每个人。
会议的相关准备
会议公司认为对于不同的会议所需要准备的东西是不同的，有的会议需要使用到一些辅助的设备，而有的会议则不需要，因此在准备相关的会议资料时，要跟会议的主持人确定好是否需要准备相关的会议辅助设备，这样在开会时才不会手忙脚乱。
下发会议通知
在将相关的会议东西都准备好之后，预订好会议场地，并且与参会人员进行交流之后，接下来就是下发会议通知了。对于已经确定好的参加会议的人员，编写会议通知，并且通过邮件或者公告的形式通知到参会人员，如果参会人员临时发生变化，会议公司也提醒一定要提前通知相关的变化。
