第一、组织会议班组，确定每个人员的工作责任。大型公司举办会议的时候，都会制定详细额会议工作方案的，所以，实现确定一个专门的会议班组很有必要，最起码有助于分工，提升会议准备的各项工作顺利完成。
第二、发出会议相关通知，会议通知包含的内容比较广，比如，会议内容以及会议名称以及会议的具体日期、时间与地点、相关与会人员等等。
第三、印刷一些会议日程，编排好会议的各项程序，制定好会议的相关注意事项，有助于会议顺利进展。
第四、大型会议需要在会议正式进行之前进行编组，且提出小组召集人和地点予以讨论。
第五、专业会议公司告诉我们，大型会议与一般的会议策划不一样，大型会议需要印刷一些会议凭证，比如，出席证和工作证以及就餐证和请柬等等。这些都是与会所不可或缺的凭证。最后，会场布置也极为重要。比如，会场布置一定要展示出公司的会议氛围。另外，会议公司策划人员建议我们在会场之处要悬挂会议标志与会议徽记以及会议旗帜等等，这是展现会议参与者主体的重要表现方式。另外还需设置主席台，落实主席台领导、安排座位、设置发言席，摆设话筒以及语音设备，确保音响效果。当然，为了烘托会议会场的氛围，还可以在四周摆设一些花卉，但一定要注意会场通风、照明完好，才能保证会议顺利进行。
