第一、关于酒店住宿的安排模式
对于酒店住宿最为简单的是让会议公司一手包管住宿，但是最为经济的则是主办单位自己预定房屋，若是不事先保留房屋，遇到了旺季的话，酒店可能会将房屋售出，这样对会议人员住宿带来不利。所以，酒店住宿安排模式也是特别重要的。
第二、了解会议人员的住宿程序
一旦会议公司事先在酒店预订好了房间之后，会议主办方需要决定使用哪种基本的住宿程序。然后再去告诉酒店和所有的会议参加者住宿的具体方式，并预订好房卡或者提前填好住宿申请表。
第三、预订会议所需要的住宿方式
在公司举办会议的时候可能需要很多的房间，这些都必须要提前规划好并且预订好才行的，不然的话是会造成住宿方面出现问题的。尤其是遇到了旺季到来的时候，有可能会让参会人员找不到房间居住，在这个时候我们着急也没用。比如，预订房卡，若是参与会议的人数不是很多的话，会议公司可以事先找酒店或者是会议中心要房卡，这个是免费的。不过，会议主办方需要通知参会人员并且下发好订房卡，以确保会议期间能够安然入住。
第四、会议公司需要准备好住宿单
住宿单是很重要的，尤其是小型会议召开，提前准备好住宿单，让会议人员能够及时拿到住宿的凭证，并且按时入住。所以说，这种会议住宿方式比较适合小型会议的与会人员。
