了解清楚会议的主题、参加人员、会议场所、资金预算参加人员中要搞清楚参加的部门、参加的领导，各领导的级别。预定好会议场所，检查会议场所的卫生情况，是否可以满足参加人员的座位安排好参加人员的座次预定好必要的设备，比如话筒、投影仪、茶杯、签字笔、材料纸准备好会议需要的文件材料拟好会议议程，拟好领导发言稿报领导审阅。
1.会议开始前，负责与会人员的注册登记，包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等。
2.迎接嘉宾，引导代表等至指定席位，并且需要在整个的过程中记录会议及代表的发言等内容。
3.在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代表发言期间分发。
4.随时准备提供必要的会议文件及有关资料，供讨论时参阅，接听紧急电话并通知所要求的通话人。
5.会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位。另外，还需要确认各种设施如电力、空调、音响以及同声传译等是否都准备就绪。
