任何活动都有其节奏和流程，必须予以妥善安排。所有的细节都需要事先组织得井井有条、准备就绪。对活动进行精心的统筹安排是活动成功举办的前提保证，因为这样可以使人分清轻重缓急，并将活动的结束时间以及各项工作的时间要求安排得恰到好处。
在确立了公司目标(或客户目标)、活动目标，确立了活动风格，编制了成本清单以及初步预算等一系列事宜之后，就应该开始把合同中决定的时间安排和物流情况添加到活动安排表中，而这个活动安排表将成为所有参与主体——活动策划人员、公司的活动策划团队以及供应商——开展工作所依据的出发点，即正式的活动统筹安排。
随着活动的逐步开展，必要的变动不可避免，活动要素或增加，或减少，或更新;时间方面的要求可能会发生出乎意料的变化，伴随着新情况的出现、供应商要求与活动会场要求的变化，要不断地更新你的活动统筹安排。应该注意，每一次更改活动统筹安排时，都要标注更改的序号和日期——就如同更改成本清单一样——这样你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活动统筹安排依据。
组织井然有序，密切关注细节，这是组办活动获得成功最为重要的两大要素。必须不断进行检查，以确保活动按照计划有序开展。所有参与主体——公司客户、活动策划人员、供应商——必须严格遵守合同所规定的指导方针。花费两个月的时间来批准某一项目，可能导致活动项目管理的失败。如果活动安排过于仓促，工作到了最后关头可能仍然无法完成。例如，你或许会花几个小时的时间来设计一份富于新意的请柬，但是如果请柬无法及时交付印刷，无法及时邮寄，这对活动参与者的出席率自然会带来灾难性的影响。因此，做出开展活动的决定之后，首要的步骤之一便是制作一份活动计划书，并以此作为活动的统筹安排依据。
制订活动统筹安排时，要拿出日历，从活动举办日期之前开始计划起，规定何时完成何事。近乎失败的活动事例不胜枚举。有一次活动中，活动安排表与标牌到了最后时刻还在进行变更，而且没有及时送到活动现场;另一次活动中，活动安排表已经发下去，宣传插页才刚刚送达;还有一次活动中，印有活动标记的T-恤拿到现场的时候竟是刚刚从服装厂下线的——包装盒打开后还依然散发着印刷时留下的蒸汽!所有这些细节都会令活动嘉宾感到活动的组织毫无条理性。凡此种种，只说明了一点：活动策划不周、协调不力。
活动要素中必须设置严格的截止时间，否则，你将突然领略多米诺骨牌效应的威力。原本一件不起眼的小事，却会产生难以想象的重大影响。一次筹款活动中，组织方在最后关头决定改变座位的安排次序，导致自己没有时间来进行最后的检查。结果是漏洞百出，场面尴尬：同一张桌子安排给了两家高级赞助商，结果不得不为他们再安排另一张桌子，而到场的重要嘉宾只得站着等。由于没有规定要准备额外的桌布和摆饰，这张桌子和其他桌子相比，就难免显得另类。最后时刻改变座位安排，自己就不会有足够的时间来核查自己对座位次序安排所做的调整。
在与客户、供应商以及一线策划人员进行前期会面之前，就应该将一切都安排妥当。前期会面按照计划应该安排在设备的搬入和安装之前进行，以便所有的参与者都有时间对相关细节做最后的检查，找出本来可以预见到，但由于物流方面的疏忽所导致的一些纰漏。你希望活动当天所有人都有良好的精神风貌，处于最佳状态，发挥出最好水平，成功地协调和执行活动的每个环节;你不希望他们到了最后关头还在四处张罗本该早已做好的基础工作。
